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Términos y condiciones del Programa




 ​​​​​​​Términos y condiciones de AVIANCA CORPORATE

 “Programa para Viajes Empresariales”

 

AVIANCA CORPORATE “Programa para Viajes Empresariales​”, en adelante el Programa, es el programa de lealtad para los clientes corporativos de las aerolíneas miembros del Grupo AVIANCA HOLDINGS incluyen a la fecha, sin limitaciones: TACA International Airlines, S.A., Aviateca, S.A., Avianca Costa Rica S.A., Avianca Perú S.A, Isleña de Inversiones, S.A. de C.V colectivamente denominadas “las Aerolíneas”, cada una individualmente considerada  actuando de manera conjunta pero no solidaria, mediante el cual las Aerolíneas buscan premiar la fidelidad de los clientes corporativos y sus compañías afiliadas, brindándoles beneficios, por la compra y utilización de los servicios de transporte aéreo de pasajeros, en los términos y condiciones establecidos en este reglamento. ​

Glosario de palabras de uso en el Programa: ​

Administrador del sitio web: Es la persona responsable de crear, administrar y cambiar la contraseña que le dará acceso al Cliente Corporativo al sitio web: www.programapreferencia.com. El administrador web será responsable de solicitar el PIN para la utilización del call center, como canal para adquisición de los productos y redención de los beneficios que acumule dentro del Programa.

Boleto Volado: Es el boleto comprado a los Transportistas como Compra Institucional y efectivamente utilizado por el Pasajero Elegible.

Cliente Corporativo: Se entiende como Cliente Corporativo cualquier entidad, bien sea que se trate de sociedad civil o comercial, entidad estatal, sociedad industrial y comercial del Estado, empresa de economía mixta, organización no gubernamental, entidad sin ánimo de lucro, agremiación, asociación, entidad educativa, comunidad religiosa, cooperativa, caja de compensación familiar, fondo de empleados, entre otros, siempre y cuando tenga personería jurídica y realice Compras Institucionales de boletos aéreos de uno o varios de los Transportistas.

Para los efectos del Programa, las agencias de viajes y turismo, los operadores turísticos, los operadores profesionales de congresos y convenciones (OPC´S), las agencias de viajes mayoristas y las oficinas de representación turística no podrán ser Clientes Corporativos, independientemente de que tengan o no contrato de agencia o de intermediación comercial con los Transportistas.

Para los efectos de este Programa tampoco pueden ser Clientes Corporativos las personas jurídicas que actúen como representantes exclusivos o como agentes generales de los Transportistas.

En lo que se refiere a las empresas unipersonales, los Transportistas se reservan el derecho de admitir o no este tipo de empresas.

Código Corporativo (CC): Es el número interno asignado por los Transportistas al Cliente Corporativo cuando éste completa su inscripción al Programa, con el fin de identificar las Compras Institucionales en puntos de venta directos, página web, call center y/o a través de las agencias de viajes previamente inscritas por el Cliente Corporativo.

Compañía Afiliada: En relación con un Cliente Corporativo, es la persona jurídica relacionada con el mismo que sea: su controlante o su controlada o que esté bajo control común con aquel. Para el efecto se entenderá como control la existencia de una participación accionaria o de cuota de interés o propiedad no inferior al cincuenta más uno por ciento de las acciones en circulación o de las cuotas de interés o de propiedad de la respectiva compañía afiliada. Lo anterior deberá ser demostrado por medio de certificación emitida por el contador o revisor fiscal del Cliente Corporativo​.

A opción del Cliente Corporativo sus compañías afiliadas podrán ser clientes corporativos independientes o ser o permanecer como afiliadas del Cliente Corporativo.

Compra Institucional: Para efectos del Programa es Compra Institucional toda compra de boletos aéreos de los Transportistas que se emitan a nombre de Pasajeros Elegibles y que se efectúe con cargo al presupuesto del Cliente Corporativo o de una Compañía Afiliada.

Antes de realizar la compra institucional, el cliente corporativo a través de su agencia de viajes preferida o los funcionarios autorizados de realizar las reservas, serán los responsables de consultar sobre el equipaje libre permitido​ e informarlo a  los pasajeros elegibles incluidos en las reservas, de acuerdo con el itinerario y según la ruta, cabina o nivel de los viajeros en el programa LifeMiles.

Decisor de Compra: Es la persona autorizada por el Cliente Corporativo en el Convenio para tomar decisiones relacionadas con la Compra Institucional de boletos.

Documento de Afiliación al “Programa para viajes empresariales” o Convenio de Afiliación, en adelante el Convenio: Es el instrumento que contiene la aceptación del Cliente Corporativo de las condiciones generales y particulares de su afiliación al Programa así como los beneficios otorgados por los Transportistas bajo el mismo.

Meta de Utilización: es el consumo mínimo que debe tener el Cliente Corporativo para ganar o mantener los beneficios.  Esta varía según el Tipo de Vinculación y de acuerdo con el Nivel de Membresía al que pertenece el Cliente Corporativo.

Nivel de Membresía:  Corresponde al nivel en que Los Transportistas catalogan al Cliente Corporativo según el mínimo de utilización de boletos de los Transportistas (boletos volados) en un período determinado. Para efectos de esta clasificación, el Cliente Corporativo presentará directamente o a través de su agencia, el compromiso del mínimo de utilizaciones que puede cumplir (utilización/volado mínimo mensual) debidamente soportado con el reporte de compras y de utilización del último año o trimestre.

Los Transportistas podrán en cualquier momento reclasificar al Cliente Corporativo en otro Nivel de Membresía de acuerdo con la evaluación de los Boletos Volados.

Las Metas de Utilización podrán ser prorrateadas con base en la fecha de afiliación efectiva al momento del ingreso al Programa.

Pasajero Elegible: Es toda persona natural que sea directivo, empleado, consultor, asesor, contratista, socio de negocios, miembro de la familia de cualquiera de los anteriores, u otro, a cuyo nombre se haga una Compra Institucional, siempre y cuando se trate de viajes en ejercicio de sus funciones o en cumplimiento de asignaciones directamente relacionadas con la actividad social del Cliente Corporativo o de una Compañía Afiliada, o por efectos de la reubicación o traslado del empleado del Cliente Corporativo.

Para el caso de asociaciones, cooperativas, cajas de compensación, entre otras entidades de este tipo, el beneficio solo aplica para las personas que se encuentren directamente vinculadas con esas entidades mediante contrato de trabajo o de prestación de servicios o similar, cuyo objeto sea ejercer funciones o asignaciones relacionadas con la actividad social de la entidad.  No se consideran Pasajeros Elegibles las personas naturales afiliadas a estas entidades en calidad de beneficiarios, asociados, cooperados, entre otros. Se excluyen los programas especiales diseñados para viajeros de negocios con el aval de los Transportistas.

Es responsabilidad del Cliente Corporativo establecer procedimientos de control para la debida utilización de los boletos aéreos que sean expedidos a los Pasajeros Elegibles así como de la redención y utilización de los beneficios otorgados por los Transportistas en virtud del convenio corporativo.

Avianca Corporate “Programa para viajes empresariales” o el Programa: Es el programa desarrollado por los Transportistas, dirigido a generar y mantener la lealtad de sus Clientes Corporativos​.

​Contenido

        I.      Proceso de Inscripción al Programa 

        II.     Desarrollo del Programa

        III.    Tipos de vinculación

1.     Up Front

2.     Back End

3.     Millas Corporativas

        IV.   Beneficio​s asociados al Nivel de Membresía

1.     Upgrades corporativos

2.     Waivers o exoneraciones corporativas

3.     Tarjetas LifeMiles Elite corporativas

        V.     Otros Beneficios 

        VI.   Uso del Sitio web Aviancacorporate.com​

        VII.  Uso del​ ​Call Center ​Corporativo

        VIII. Generalidades adicionales

 

I.       Proceso de Inscripción al Programa 

 

El proceso de inscripción se efectuará conforme a los siguientes pasos y condiciones:

1. La entidad interesada en pertenecer al Programa podrá solicitar su vinculación a través de la página web aviancacorporate.com, diligenciando el formulario de preinscripción destinado para tal fin.

2. La entidad deberá suministrar la información requerida por las Aerolíneas para iniciar el proceso de evaluación, especificando en el formulario de preinscripción los datos básicos que las Aerolíneas requieren, tales como la razón social, identificación de la empresa correspondiente a cada país: NIT/RUT/CIF/DNI, dirección del domicilio principal, ciudad, país, teléfono, funcionario de contacto, correo electrónico, sector económico, información de servicios de transporte aéreo utilizados en el desarrollo de su actividad (canal de compra, estimado de consumo mensual o compra de tiquetes aéreos con Avianca) entre otros. 

3. Las Aerolíneas se reservan el derecho de admitir o rechazar la solicitud de preinscripción de la entidad al Programa.  

4. Una vez aceptada la solicitud de preinscripción, la entidad será visitada o contactada por un ejecutivo de cuenta o gestor comercial quien iniciará en representación de las Aerolíneas el proceso de vinculación de la entidad al Programa. 

5. El cliente deberá suministrar al ejecutivo de ventas, la correspondiente documentación que acredite a la entidad como persona jurídica: certificado de cámara y comercio o su equivalente en cada país donde se visualicen entre otros la razón social e identificación) y demás documentos que le serán informados por el ejecutivo de ventas.

5. El Cliente Corporativo suscribirá el documento o Convenio de Afiliación al Programa AVIANCA CORPORATE acordado con las Aerolíneas, el cual contiene las condiciones específicas que regularán las relaciones entre las partes.

El convenio de afiliación deberá incluir la cláusula de “tratamiento de uso de datos personales y declaración de origen de fondos”.

Para las entidades sin ánimo de lucro, la empresa deberá diligenciar el formulario de la declaración de origen de fondos.

6. El Cliente Corporativo será responsable de mantener actualizada la información suministrada al momento de la inscripción (dirección, contacto, correos, entre otros), durante todo el término de vigencia de la afiliación, a través de los medios habilitados y procedimientos establecidos por las Aerolíneas. 

 

​II. Desarrollo del Programa

1. La persona designada a través del Representante Legal en el convenio de afiliación como “Administrador del Programa (o administrador web)”, recibirá un correo electrónico con la confirmación de la vinculación, el código corporativo que identificará el convenio de afiliación como miembro del programa y las indicaciones a seguir para crear la contraseña de acceso al sitio web aviancacorporate.com y el PIN para realizar transacciones en el Call Center Corporativo. ​

2. El PIN y/o contraseñas de seguridad creados por el Administrador del Programa, permitirán al Cliente Corporativo tener acceso a la información de la cuenta corporativa en cualquier momento, a través del sitio web aviancacorporate.com, y del Call Center y permitirá el acceso a una variedad de herramientas de autoservicio, (visualización de saldo de beneficios según la negociación, cambio de contraseña, creación de Pin, creación de usuarios, redención de upgrades o ascensos de clase, reporte de compras web, entre otros), así como poder realizar ciertas transacciones a través del call center corporativo  (redención de beneficios, cambios de ruta y nombre, entre otros) 

3. El Cliente Corporativo a través de la persona asignada como Administrador del Programa, será el único responsable por el uso de su PIN y/o contraseña de seguridad y por mantener la confidencialidad de estos. En caso, que sean revelados a un tercero, el Cliente Corporativo será el único responsable por cualquier acción u omisión que dicho tercero realice con el PIN y/o contraseña de seguridad, incluyendo sin limitarse a, cualquier transacción realizada desde la cuenta del Cliente Corporativo, cualquier violación a los Términos y Condiciones del Programa y cualquier divulgación adicional de dicho PIN y/o contraseñas de seguridad. Las Aerolíneas no tendrán responsabilidad alguna por la pérdida o utilización indebida del PIN y/o contraseñas de seguridad del Cliente Corporativo.

4. Con la suscripción del Convenio de Afiliación al Programa Avianca Corporate, el Cliente Corporativo garantiza que cuenta con las autorizaciones necesarias para entregar a las Aerolíneas los datos personales de las personas naturales vinculadas al Cliente Corporativo, incluyendo los datos personales de los Pasajeros Elegibles. Estos datos personales serán tratados por las Aerolíneas en los términos de su POLÍTICA GENERAL DE PRIVACIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE VIAJEROS, CLIENTES Y USUARIOS disponible para consulta en www.avianca.com, situación que deberá ser informada por El Cliente Corporativo a cada una de las personas naturales vinculadas al Cliente Corporativo incluyendo a los Pasajeros Elegibles titulares de datos personales. El Cliente Corporativo deberá suministrar estas autorizaciones a requerimiento de Las Aerolíneas en un periodo de tiempo no mayor a tres (3) días calendario, a partir de la solicitud. 

5. La vigencia del Convenio con cada Cliente Corporativo será la definida por las partes al momento de la negociación y regirá la permanencia del Cliente Corporativo dentro del Programa. La renovación de este Convenio es automática siempre y cuando el Cliente Corporativo esté cumpliendo con la Meta de Utilización (de acuerdo con la negociación). De acuerdo con el nivel de cumplimiento de la Meta de Utilización al momento de la renovación por periodos anuales contractuales, la Aerolínea ajustará el Nivel de Membresía del Cliente Corporativo para el nuevo período y los parámetros del Convenio y el acceso a los beneficios, serán igualmente ajustados por la Aerolínea de acuerdo al nivel en el que quede clasificado el Cliente Corporativo.

6.   La renovación o recategorización del convenio, que se puede dar en términos de cambios de nivel (permanecer, aumentar o disminuir el nivel de membresía), cambios de negociación (descuentos corporativos, millas corporativas o back end) y/o cambios en el alcance del convenio (local, grupal, interregional o global), dependerá del consumo realizado por el cliente corporativo y de lograr o no la meta establecida durante el periodo de medición respectivo. Esta renovación o recategorización podrá implicar un incremento o disminución de los beneficios y valores agregados otorgados en el convenio. Estos cambios se realizarán automáticamente una vez se realice la medición anual, y podrá ser notificado al Cliente Corporativo sin perjuicio de la aplicación automática de cambio de nivel.

Si la recategorización informada al cliente mediante comunicación al correo electrónico registrado en el programa, corresponde a negociación Up Front (descuentos corporativos), es responsabilidad del cliente corporativo informar a la Aerolínea, el canal autorizado a aplicar los descuentos (agencia de viajes, sitio web corporativo y/o punto de venta directo de la aerolínea), a través del ejecutivo de cuenta asignado por la Aerolínea con el fin de garantizar la aplicación de estos beneficios. En caso de no informar a tiempo y por tanto no le estén aplicando correctamente los descuentos o no estén quedando correctamente codificados los tiquetes aéreos, la Aerolínea no será responsable ni podrán manejar los beneficios de manera retroactiva.

 

III.          Tipos de vinculación

 

Las Aerolíneas han diseñado tres (3) tipos de vinculación al Programa:

1. Up ​Front

2. Back End*

3. Millas Corporativas

*Solo aplica para el Cliente Corporativo que tenga vigente este tipo de vinculación. No aplica para convenios nuevos.

 

A continuación, se detallan las características y condiciones específicas de cada tipo de vinculación, las cuales son excluyentes, es decir el cliente obtiene una de las 3 negociaciones de acuerdo con el consumo (compra y utilización de tiquetes aéreos): 

 

1. Up ​Front

Son descuentos porcentuales al momento de la compra de tiquetes aéreos sobre la tarifa base publicada (esto es excluyendo tasas aeroportuarias, cargos administrativos, sobrecargo de combustible y otros impuestos de acuerdo al país de compra). 

 

Condiciones

- Estos descuentos solo aplican para tarifas publicadas por Las Aerolíneas. 

- La aplicación de descuentos Up Front es válida para cualquier Compra Institucional (compra de tiquetes aéreos realizada por el cliente corporativo y que se efectúe con cargo al presupuesto de la entidad).

- Es responsabilidad del Cliente Corporativo informar a su ejecutivo de cuenta Avianca, de sus canales de compra autorizados (agencia de viajes y/o punto de venta directo) sobre la negociación acordada entre las Aerolíneas en el convenio de afiliación (código corporativo, rutas, clases y descuentos autorizados) para que las Aerolíneas identifiquen su compra y a su vez dichos canales puedan acceder y otorgar al Cliente Corporativo los beneficios acordados. 

- El descuento Up Front autorizado sólo puede ser aplicado en la(s) agencia(s) de viajes y/o Punto(s) de venta autorizado(s) y previamente inscrito(s) por el Cliente Corporativo en el Convenio de afiliación.

- En el evento que el Cliente Corporativo elija que sus compras las realizará por medio de agencias de viajes previamente autorizadas en el Convenio, los descuentos Up Front aplicarán únicamente respecto de las compras realizadas bajo los códigos IATA relacionados en el Anexo III del Convenio de afiliación.

Es responsabilidad del Cliente Corporativo mantener actualizada la información de la agencia o punto de venta autorizados. En caso, que el Cliente Corporativo adquiera tiquetes aéreos con descuento a través de una agencia o punto de venta no autorizados, habrá lugar a la generación de notas de cargo para la agencia o punto de venta por parte de las Aerolíneas por la aplicación de un descuento no autorizado. 

- Los descuentos pueden ser aplicados en rutas operadas por otro transportador distinto de las Aerolíneas en código compartido con las Aerolíneas (siempre y cuando el acuerdo de código compartido lo permita) y estarán sujetos a las condiciones de la negociación acordada por las aerolíneas, que tienen celebrado el código compartido. 

- Los descuentos no son válidos en tarifas para niños ni para viajes personales de los empleados del Cliente Corporativo, con excepción de aquellos autorizados por éste. Las Aerolíneas podrán aplicar el descuento en tarifas para niños cuando se trate de una Compra Institucional (a excepción de las compras en el sitio web corporativo, las cuales aplican únicamente los descuentos para niños de acuerdo con las condiciones de la tarifa adquirida)

- Cuando una tarifa publicada tiene autorización para un descuento como el caso de descuento para las personas de la tercera edad, infantes, niños, marinos, grupos, etc., (a excepción de las compras por el sitio web corporativo a las cuales le aplica el descuento de niños e infantes y no aplica cotización de tarifas de grupos ni marinos) se debe aplicar un sólo descuento, ya sea el del Convenio o el ofrecido por la tarifa publicada. En ningún caso los descuentos son acumulables.

-Los descuentos no son válidos para la compra de paquetes Avianca Tours.

- Los descuentos no aplican para tarifas privadas, ni tarifas comerciales en clases U, T, S, W, G y A identificadas con el respectivo fare basis (campo en el tiquete que identifica la tarifa comercial) ​.

- La aprobación y modificación de los parámetros del Programa estarán sujetas a evaluación y aprobación de las Aerolíneas.

 

Registro de descuentos Up Front

- El Cliente Corporativo deberá entregar la siguiente información de las agencias de viajes: GDS, Iata y Pseudo, autorizados en el Convenio.

- El Programa asigna un código de cuenta (account code) por sistema de distribución (GDS), dependiendo del canal de compra que atiende al Cliente Corporativo. En caso, que el Cliente Corporativo ya cuente con un account code asignado para las compras realizadas con otra aerolínea, y éste desee utilizar el mismo para las compras con las Aerolíneas, es responsabilidad del Cliente Corporativo informar a las Aerolíneas a través del ejecutivo de ventas para que el área de Revenue cargue en los sistemas de reservas el account code solicitado.

Si el Account Code que el cliente informa ya está asignado a otro cliente corporativo no podrá ser asignado a un nuevo Cliente Corporativo.​

- El account code es un código asignado a un Cliente Corporativo específico por parte de las Aerolíneas, que identifica los descuentos autorizados en rutas específicas de las Aerolíneas y automáticamente carga el Código Corporativo (CC) del Cliente Corporativo en la casilla Tour Code, cuando el canal de compra realice cotizaciones y posteriores emisiones en los medios dispuestos para ello por las Aerolíneas.

- Una vez el account code es habilitado, el ejecutivo de ventas asignado por las Aerolíneas lo informará al Cliente Corporativo y a la agencia de viajes o punto de venta designados por el cliente. Es responsabilidad de la agencia de viajes o punto de venta realizar pruebas con los account code asignados para cerciorarse que la codificación sea correcta y así se puedan aplicar los descuentos autorizados. Si la agencia presenta problemas al cotizar, la agencia o punto de venta deben comunicarse con el ejecutivo de ventas correspondiente para que se corrija cualquier inconsistencia. 

- Es responsabilidad del Cliente Corporativo asegurarse, que el canal de venta autorizado utilice siempre el account code al momento de cotizar cualquier tarifa, para garantizar la correcta codificación y que los descuentos sean los indicados en el Convenio, para temas de auditoría y evitar las notas de cargo a las agencias de viaje o puntos de venta.

 

2.         Back End (no aplica para nuevas negociaciones): 

El beneficio Back End corresponde al retorno de un porcentaje del total de la utilización trimestral de tiquetes codificados, el cual se podrá redimir en tiquetes aéreos con tarifas comerciales de Avianca Holdings y otras aerolíneas.

 

Para la redención sobre tarifas comerciales en otras aerolíneas, la reserva deberá incluir como mínimo un trayecto operado por Avianca.

 

 

Acumulación del beneficio y condiciones

- El beneficio se obtiene trimestralmente, siempre que el Cliente Corporativo cumpla con la Meta de Utilización establecida en el Convenio.

- Una vez se realice la liquidación del trimestre calendario, se acumulan los beneficios y son informados a través del estado de cuenta enviado al Cliente Corporativo al correo del administrador del programa y/o al correo del autorizado a recibir estados de cuenta y comunicaciones.

- Es responsabilidad del Cliente Corporativo validar que el tiquete aéreo tenga su Código Corporativo (CC) en el campo Tour, de no ser así, los beneficios no podrán ser acumulados.

- Los Clientes Corporativos acumularán Back End por los tiquetes aéreos volados en los siguientes subproductos corporativos: Convenciones, Congresos, Incentivos y Grupos Empresariales siempre y cuando los tiquetes aéreos sean identificados correctamente, con en el Código Corporativo (CC) más la codificación correspondiente al subproducto en el campo Tour Code al momento de la emisión del tiquete y se reflejarán como abonos o ajustes en el estado de cuenta

- No se permite la acreditación retroactiva de Back End por transacciones realizadas por el Cliente Corporativo antes de vincularse al Programa.

- Los vuelos de las Aerolíneas y las tarifas que permiten acumular bajo el tipo de vinculación denominado Back End, serán determinados por las Aerolíneas, y podrán ser modificados con aplicación inmediata, las Aerolíneas notificarán a los Clientes Corporativos sobre los cambios realizados con el fin de que el Cliente Corporativo pueda consultarlos en la página web indicada.

-No se acreditará Back End a la cuenta del Cliente Corporativo cuando se trate de: 

§   Tiquetes aéreos no utilizados

§   Tiquetes aéreos reembolsados

§   Tiquetes aéreos perdidos

§   Tiquetes aéreos caducados 

§   Tiquetes aéreos emitidos con tarifas de estudiantes, Avianca Tours, mayoristas, marinos o GSA.

§   Tiquetes aéreos con tarifas especiales (tarifas a las cuales no puede acceder el público en general). 

§   Tiquetes aéreos beneficio redimidos con millas corporativas, LifeMiles o Back End, o tiquetes aéreos obtenidos mediante promociones especiales.

§   ​Tiquetes aéreos gratuitos, de charters, tiquetes "tour conductor", tiquetes para empleados de aerolíneas u otros viajando con cualquier tipo de pase o cualquier tipo de prestación o descuento.

-Las Aerolíneas serán los únicos que podrán determinar cuándo debe ser acreditado el crédito de Back End en la cuenta del Cliente Corporativo y se reservan el derecho de denegar o revocar dicho crédito de Back End cuando se haya cometido un error al momento de acreditarlo.

 

Redención tiquetes beneficio back end y saldos

-  El beneficio Back End acumulado registrado en el estado de cuenta podrá ser redimido en Tiquetes beneficio valorizados, los cuales se solicitan a través del Call Center Corporativo, en todas las clases publicadas y están sujetos a disponibilidad de cupo, en rutas operadas por cualquiera de las Aerolíneas.

-  Los valores para la redención de Back End serán variables por cada aerolínea en la que se desee redimir el tiquete beneficio, así como por el momento y/o vuelo y/o temporada en que se haga la reserva.

-  La utilización del Back End para la compra de grupos estará sujeta a las políticas de grupos de Revenue Management.

-  El valor acumulado de Back End sólo puede ser utilizado para el pago de tarifas base, es decir, no podrá ser utilizado para pago de impuestos, tasas aeroportuarias, tarifa administrativa, diferencias de tarifas por tiquetes aéreos revisados, penalidades o ascensos de clase (upgrades), excesos de equipaje, etc.

-  Al momento de la redención del Back End, el Cliente Corporativo podrá hacer uso del saldo que tenga disponible en su cuenta. Si este valor no alcanza para completar la totalidad de la tarifa, el Cliente Corporativo podrá cubrir la diferencia en el valor del tiquete, indicado por el call center en el momento de la redención del beneficio.

- La redención del beneficio Back End no podrá solicitarse a través del sitio web corporativo aviancacorporate.com

El pago de los impuestos y demás cargos aplicables se puede realizar a través de uno de los siguientes medios de pago:

- Tarjeta de crédito.
- Depósito bancario Davivienda o Bancolombia.
- Transferencia bancaria Bancolombia.
- Pago por sucursal telefónica Bancolombia.  

-  Si dentro del tiempo límite para la emisión del tiquete beneficio (5 días) informado al momento de realizar la reserva, el Cliente Corporativo no efectúa el pago de los impuestos y demás cargos a que haya lugar, Las Aerolíneas entienden que el Cliente Corporativo ha desistido de la solicitud de redención del Back End y de la reserva realizada y por tanto quedará anulado el proceso de redención y se procederá a efectuar el reembolso* del valor redimido a la cuenta del Cliente Corporativo, aplicando la penalidad correspondiente (20% del valor redimido). 

*El respectivo reembolso tendrá una caducidad de 3 meses contados a partir del momento de realizarse el reintegro en la cuenta corporativa.

Si el beneficiario de un tiquete redimido con Back End es socio LifeMiles Elite, puede informar su número de viajero frecuente para que sea ingresado en la reserva y, de esa manera, podrá acumular millas LifeMiles y obtener beneficios como:

§  Prioridad de Check-In.

§  Prioridad en el abordaje.

§  Pre-selección de silla.

 

Caducidad del beneficio

- El beneficio Back End estará vigente para ser utilizado por un (1) año inmediatamente después de haber recibido la acreditación en la cuenta del Cliente Corporativo, lo cual será informado en el estado de cuenta.

- Si el beneficio no es redimido en su totalidad dentro del año de vigencia del beneficio back end obtenido, el vencimiento se realizará mediante débito, el cual se verá reflejado en el estado de cuenta mensual.

 

 

Ajustes retroactivos back end y reclamos

 

-   Una vez enviado el estado de cuenta del mes al correo registrado en el programa del administrador del programa (web) y/o al correo del autorizado a recibir comunicaciones, el Cliente Corporativo tendrá 2 semanas para enviar reclamaciones sobre tiquetes que no hayan sido codificados (CC en el campo Tour Code) y que no se hayan visto reflejados en el estado de cuenta enviado a cada Cliente Corporativo.

 

-   La reclamación deberá ser enviada a través del respectivo ejecutivo de ventas, asignado por la Aerolínea o a través del asesor del call center corporativo. Para que la Aerolínea pueda realizar las validaciones necesarias de los tiquetes aéreos enviados, éstos deberán venir con los soportes necesarios (facturas), los cuales le serán indicados por el ejecutivo de ventas. En ningún caso se recibirán ni se procesarán reclamaciones de tiquetes volados en un mes diferente al inmediatamente anterior al de la reclamación.

-   Únicamente los tiquetes que cumplan con las validaciones realizadas por la Aerolínea serán procesados. Una vez se procesen los tiquetes de la reclamación, éstos se tendrán en cuenta para la liquidación del ajuste en caso de aplicar y si el Cliente Corporativo cumple con el mínimo de tiquetes volados trimestralmente, los beneficios se reflejarán como ajustes o abonos.

-   Los tiquetes retroactivos aceptados no se reflejarán en el estado de cuenta revisado o ajustado.

 

A partir del envío del estado de cuenta del mes de junio de 2019, únicamente se aceptarán tiquetes sin CC en la casilla tour code, para casos específicos cuya responsabilidad sea de Avianca, por ejemplo:

a)    Tiquetes comprados por el cliente corporativo en el canal del sitio web corporativo, previa autenticación en el sitio con usuario, código corporativo y contraseña y que no queden correctamente marcados o identificados.

b)    Tiquetes comprados por el cliente en Avianca.com cuando el sitio web corporativo tuvo fallas o mantenimiento del flujo de compra.

c)     Tiquetes comprados por el cliente corporativo en el canal autorizado a aplicar descuentos, el cual cotiza en tarifas promocionales u otras en las cuales no se haya grabado correctamente la tarifa sin descuento.

d)    Compras realizadas en periodos de implementaciones o periodos de freeze en los cuales el cliente no obtuvo oportunamente el código de convenio o CC.

 

Abonos Back End por promociones

- El Cliente Corporativo podrá obtener beneficios Back End adicionales por concepto de promociones o incentivos. Este beneficio adicional se reflejará en el Estado de Cuenta de Cliente Corporativo como un abono y estará sujeto a las condiciones de acumulación, redención y vencimiento de la promoción.

 

Reintegro Back End

- No se permitirá reintegro de beneficios Back End caducados por ningún motivo. Por razones excepcionales y a discreción de las Aerolíneas se podrán conceder estas autorizaciones.

- El reintegro se deberá solicitar mediante comunicación escrita dirigida al ejecutivo de ventas asignado, con la respectiva justificación (consumo, nivel, redenciones realizadas, comportamiento histórico). La autorización del reintegro estará sujeta a la aprobación de la Gerencia del Segmento Corporativo. El reintegro del beneficio caducado podrá ser total o parcial. De aprobarse la solicitud, se realizará abono por el valor autorizado. Los reintegros solo podrán solicitarse una sola vez durante la vigencia del Convenio.

 

Avances

Los avances de saldo de Back End se permitirán cuando, las Aerolíneas presenten demoras en la liquidación del beneficio, siempre y cuando el Cliente Corporativo continúe bajo la misma negociación y haya cumplido la Meta de Utilización acordada.

- Si el Cliente Corporativo no cuenta con la totalidad del monto acumulado en su cuenta para la redención del beneficio, el Cliente Corporativo a través del ejecutivo de ventas puede solicitar a la Gerencia de Segmento Corporativo un avance en su cuenta el cuál será cubierto con lo que el Cliente Corporativo acumule en el siguiente periodo, por lo cual el ejecutivo de ventas, deberá asegurar la permanencia del cliente corporativo con tipo de negociación Back End siempre y cuando se cumplan los casos anteriormente mencionados.

 

Transferencia de saldo Back End

- Si el Cliente Corporativo o empresa afiliada al programa se encuentra en Fusión, Liquidación o ​Escisión, el Cliente Corporativo o su cesionario interesado en recibir el saldo, deberá enviar la solicitud de traslado de saldos de Back End, mediante autorización escrita por parte del administrador del programa enviada al ejecutivo de ventas asignado por las Aerolíneas, adjuntando soporte legal que demuestre la ocurrencia del evento. Esta solicitud deberá ser reenviada por el ejecutivo de ventas asignado, a la Gerencia de Segmento Corporativo adjuntando los documentos de soporte; esta autorización de transferencia de saldo estará sujeta a la aprobación de la Gerencia de Segmento Corporativo. La Transferencia del saldo podrá ser total o parcial. De aprobarse la solicitud, se realizará abono del Back End por el valor autorizado.

 

Reembolsos de Back End

Si el valor del tiquete beneficio ya fue debitado del saldo del Cliente Corporativo, habrá lugar a reembolso a su cuenta Back End, si el tiquete beneficio no ha sido expedido y el cliente decide que no viajará. Para este caso, el cliente podrá solicitar el reembolso del valor debitado a la empresa, para lo cual tendrá una penalidad del 20% de este valor. De esta manera, Las Aerolíneas realizan un reembolso del 80% del valor debitado al cliente.

Si el tiquete beneficio ya fue expedido no habrá lugar a reembolso a su cuenta Back End, a menos que ocurra una de las siguientes situaciones:

- Enfermedad del titular del tiquete beneficio, que impida la realización del viaje.  La incapacidad médica se debe presentar junto con la historia médica.

- Muerte del pasajero o uno de sus padres, hijos, hermanos, esposa o esposo, conyugue o compañero permanente para lo cual se debe presentar el respectivo documento de defunción. Se debe presentar carta membretada del cliente corporativo, indicando que el viajero ya no trabaja en la compañía, información del viajero, itinerarios y solicitud de reembolso.

- Desvinculación laboral o de prestación de servicios del beneficiario del tiquete, ante el cliente corporativo.

- Evento operacional, entendido como demora o adelanto de la salida del vuelo. Este reembolso aplica a partir del minuto 16 respecto a la hora programada en el itinerario.

 

En estos casos aplicará un reembolso del 100% a la cuenta Back End, sobre el valor debitado al cliente y podrá solicitar el reembolso de los impuestos a las Aerolíneas a través del Call Center Corporativo.

Este beneficio no es reembolsable con dinero en efectivo

 

 

3. Millas Corporativas

Son millas que el Cliente Corporativo acumula por cada dólar de compra y utilización sobre los Tiquetes aéreos Volados de acuerdo con una escala de utilización mensual, estas millas podrán ser redimidas en tiquetes aéreos operados por las Aerolíneas y para la compra o redención de ascensos de clase tarifaria y cabina económica a cabina ejecutiva en clase “I”.

 

Acumulación del beneficio

- Las millas corporativas se obtienen mensualmente de acuerdo con la utilización (compras de tiquetes aéreos y viajes realizados).

- Una vez se realice el cierre mensual, a mediados del siguiente mes, se liquidarán los beneficios, los cuales serán informados a través del estado de cuenta, el cual se envía a los correos electrónicos del administrador del programa y del autorizado a recibir el estado de cuenta y comunicaciones, suministrados por el Cliente Corporativo al momento de su registro en el Programa o por actualización posterior.

- Para que la acumulación de millas aplique, es necesario que los tiquetes aéreos estén emitidos con la identificación del Código Corporativo (CC) en el campo Tour Code. Es responsabilidad del Cliente Corporativo validar que el tiquete aéreo tenga su Código Corporativo (CC) en el campo Tour Code. De no ser así, las millas no podrán ser acumuladas.

- Los Clientes Corporativos acumularán Millas Corporativas por la utilización de tiquetes aéreos en rutas operadas directamente por las Aerolíneas

- El Cliente Corporativo acumulará Millas Corporativas por la utilización de tiquetes aéreos en los siguientes subproductos corporativos: Convenciones, Congresos, Incentivos y Grupos Empresariales siempre y cuando los tiquetes aéreos sean identificados correctamente, con en el Código Corporativo (CC) más la codificación correspondiste al subproducto en el campo Tour Code al momento de la emisión del tiquete.

Es de exclusiva responsabilidad del Cliente Corporativo asegurarse que el crédito de millas que ha obtenido sea acumulado correctamente en su cuenta, para lo cual se le podrá requerir que presente la documentación de soporte requerida por las Aerolíneas.

- No se permite la acreditación retroactiva de Millas Corporativas por transacciones realizadas por el Cliente Corporativo antes de vincularse al Programa.

- Para la liquidación mensual de las Millas Corporativas acumuladas, se tendrán en cuenta únicamente las Compras Institucionales debidamente codificadas (indicando el CC en el campo Tour Code). 

- Los vuelos, rutas y las tarifas que permiten acumular bajo el tipo de vinculación denominado Millas Corporativas, serán determinados por las Aerolíneas, y podrán ser modificados con aplicación inmediata. Las Aerolíneas notificarán a los Clientes Corporativos sobre los cambios realizados para que éstos sean consultados en la página Web indicada.

- No se acreditarán millas corporativas a la cuenta del Cliente Corporativo cuando se trate de: 

§   Tiquetes aéreos no utilizados

§   Tiquetes aéreos reembolsados

§   Tiquetes aéreos perdidos

§   ​Tiquetes aéreos caducados

§   Tiquetes aéreos emitidos con tarifas de estudiantes, Avianca Tours, mayoristas, marinos o GSA. 

§   Tiquetes aéreos con tarifas especiales (tarifas a las cuales no puede acceder el público en general). 

§   Tiquetes aéreos beneficio redimidos con millas corporativas, LifeMiles o Back End, o tiquetes aéreos obtenidos mediante promociones especiales.

§   Tiquetes aéreos gratuitos, de charters, tiquetes "tour conductor", tiquetes para empleados de aerolíneas u otros viajando con cualquier tipo de prestación o descuento. 

Las Aerolíneas se reservan el derecho de denegar o revocar un crédito de millas, a su entera discreción, cuando se haya cometido un error al momento de acreditarlo.

 

Redención de Millas Corporativas

- La cantidad de Millas Corporativas necesarias para la redención de beneficios, dependerá del origen y destino del viaje, de la clase en la que se pretenda redimir y las condiciones de la tarifa, de la temporada y demanda, entre otros, y serán informadas en el momento de la solicitud por parte del asesor del Call Center Corporativo. Así mismo, los destinos para los cuales se pretenda hacer uso de los tiquetes beneficio pueden tener disponibilidad limitada, dependiendo de las fechas, temporadas y destino, entre otros. Ciertos destinos, podrán no estar disponibles en todo momento, lo cual no genera incumplimiento del Programa por parte de las Aerolíneas.

- La redención de las Millas Corporativas podrá hacerse en tiquetes beneficio en vuelos operados directamente por cualquiera de las aerolíneas del grupo Avianca Holdings.

- Los tiquetes beneficio una vez emitidos tendrán una vigencia de un (1) año para su utilización.

- Los upgrades con Millas solo pueden ser solicitados en vuelos operados directamente por cualquiera de las aerolíneas del grupo Avianca Holdings.

- La reserva y emisión de los tiquetes beneficio se podrá realizar hasta 48 horas antes del vuelo, tanto para vuelos nacionales como internacionales, donde opere Avianca Holdings. Los tiquetes redimidos no generan cobro de cargo administrativo por la emisión ni tarifa de sobrecargo de combustible (fuel surcharge) ya que estos valores son asumidos por las Aerolíneas.

- El cliente corporativo asumirá los impuestos, tasas aeroportuarias y otros cargos aplicables al tiquete beneficio, los cuales podrán variar de acuerdo con el origen/destino escogido para la redención. 

- Los tiquetes beneficio deben redimirse en su totalidad con las Millas Corporativas acumuladas por el Cliente. Si el cliente no cuenta con el saldo suficiente para la redención de un tiquete, no podrá comprar Millas Corporativas adicionales.

- El mínimo de Millas acumuladas a partir de las cuales se puede solicitar la redención de un trayecto es de 2.500 millas. ​

- Los tiquetes beneficio emitidos a través de la redención de Millas Corporativas, no dan lugar a acumulación de Millas Corporativas, ni de millas LifeMiles para el pasajero que viaja, ni dan derecho a ascensos de clase a cabina ejecutiva (up grade).

-Si el beneficiario de un tiquete redimido con millas corporativas es socio LifeMiles Elite, puede informar su número de viajero frecuente para que sea ingresado​ en la reserva y, de esa manera, obtendrá beneficios como:

§  Prioridad de Check-In.

§  Prioridad en el abordaje.

§  Pre-selección de silla.

​-Para efectos de acumulación y redención de Millas Corporativas se debe tener presente que conforme a las reglas del Programa, las siguientes compras están excluidas para la acumulación de Millas Corporativas y para la redención en tiquetes beneficio: 

§   Tarifas de convenios para vuelos adicionales (chárter). 

§   Promociones 2x1. 

§   Planes Avianca Tours. 

§   Tiquetes aéreos expedidos por agencias de viajes, representantes exclusivos, agentes, oficinas de venta directa no codificados correctamente. 

§   Tiquetes aéreos comprados y no utilizados

§   Cupones o trayectos volados en otras compañías de transporte aéreo diferentes de las Aerolíneas. 

§   Tiquetes aéreos reembolsados.

§   ​Tiquetes revisados mientras no sean utilizados. 

 

- Los tiquetes beneficio serán emitidos con fechas definidas de vuelo para los trayectos en que se redimen. No se expedirán tiquetes abiertos, es decir sin fecha de viaje o estado “OPEN”. 

- Los valores a pagar generados en el proceso de emisión de los tiquetes beneficio sólo pueden ser pagados por medio de una tarjeta de crédito corporativa o personal, previamente inscrita a través del Call Center. No se recibirán cheques, dinero en efectivo ni tarjetas débito, excepto para algunas empresas en Colombia que no manejan tarjeta de crédito, donde se puede realizar depósito bancario.

- Los tiquetes beneficio no aplican para vuelos de las compañías operadas por otras aerolíneas en código compartido con las Aerolíneas. Asimismo, el uso de los tiquete beneficio estará sujeto a todas las condiciones generales del contrato de transporte de la aerolínea que opera el vuelo y a los cargos aplicables y, en general, a todas las normas sobre responsabilidad civil en el transporte aéreo.

-La referencia al Programa de Viajero Frecuente de las Aerolíneas (LifeMiles) que aparezca en cualquiera de los documentos o herramientas tecnológicas utilizadas para la redención de las Millas Corporativas, no implica que los términos y condiciones de dicho Programa de Viajero Frecuente se extiendan al presente Programa Avianca Corporate.

- El Cliente Corporativo no es parte del Programa de Viajero Frecuente LifeMiles. 

 

Cambios de tiquete beneficio de Millas

- Los pasajeros que sean titulares de tiquetes beneficio emitidos por la redención de Millas Corporativas, se someterán al tratamiento general de todo pasajero en los casos de cambios de itinerario, demoras en la operación, sobreventas etc.

- No será posible efectuar cambios de nombre o de ruta de los tiquetes beneficio después de emitidos. Solo se podrán realizar cambios de fecha y hora, con veinticuatro (24) horas de anticipación a la salida programada del vuelo, siempre y cuando haya disponibilidad de cupo en la misma clase escogida para el tiquete beneficio y; el Cliente Corporativo cancele un cargo adicional más los impuestos locales aplicables sobre el cargo. El valor de este cargo puede variar en cualquier momento. 

 

Vencimiento de Millas Corporativas

- Las millas que hayan sido acumuladas en la liquidación de cada mes, tendrán una vigencia de dos (2) años a partir de dicha acumulación. Las millas que no se hayan redimido después de dos (2) años de acumuladas se vencerán sin derecho a reintegro.

 

Ajustes y reclamaciones

-   Una vez enviado el estado de cuenta del mes, al correo registrado en el programa, del administrador del programa y/o al correo del autorizado a recibir comunicaciones, el Cliente Corporativo tendrá 2 semanas para enviar reclamaciones sobre tiquetes que no hayan sido codificados (CC en el campo Tour Code) y que no se hayan visto reflejados en el estado de cuenta enviado a cada Cliente Corporativo.

 

-   La reclamación deberá ser enviada a través del respectivo ejecutivo de ventas o asesor del call center corporativo, asignado por la Aerolínea. No se recibirán ni se procesarán reclamaciones de tiquetes aéreos volados en un mes diferente al inmediatamente anterior al de la reclamación.

 

-   Únicamente los tiquetes que cumplan con las validaciones realizadas por la Aerolínea serán procesados. Una vez se procesen los tiquetes de la reclamación, éstos se tendrán en cuenta para la liquidación del ajuste en caso de aplicar y los beneficios se reflejarán como ajustes o abonos.

 

-   Los tiquetes retroactivos aceptados no se reflejarán en el estado de cuenta revisado o ajustado.

A partir del envío del estado de cuenta del mes de junio de 2019, únicamente se aceptarán tiquetes sin CC en la casilla tour code, para casos específicos cuya responsabilidad sea de Avianca, por ejemplo:

a)    Tiquetes comprados por el cliente corporativo en el canal del sitio web corporativo, previa autenticación en el sitio con usuario, código corporativo y contraseña y que no queden correctamente marcados o identificados.

b)    Tiquetes comprados por el cliente en Avianca.com cuando el sitio web corporativo tuvo fallas o mantenimiento del flujo de compra.

c)     Tiquetes comprados por el cliente corporativo en el canal autorizado a aplicar descuentos, el cual cotiza en tarifas promocionales u otras en las cuales no se haya grabado correctamente la tarifa sin descuento.

d)    Compras realizadas en periodos de implementaciones o periodos de freeze en los cuales el cliente no obtuvo oportunamente el código de convenio o CC.

 

Abonos de Millas Corporativas por promociones

- El Cliente Corporativo podrá obtener beneficios de Millas Corporativas adicionales por concepto de promociones o incentivos. Este beneficio adicional se reflejará en el Estado de Cuenta del Cliente Corporativo como un abono y estará sujeto a las condiciones de acumulación, redención y vencimiento de la promoción.

                    

Avances

- No se permitirán avances de Millas Corporativas por ningún motivo. Si el Cliente Corporativo no cuenta con la totalidad del monto acumulado en su cuenta para la redención del beneficio, no podrá realizar la redención. 

 

Transferencia de saldo de Millas Corporativas

- Si el Cliente Corporativo o empresa afiliada al programa se encuentra en Fusión, Liquidación o ​Escisión, el Cliente Corporativo o su cesionario interesado en recibir el saldo, deberá enviar la solicitud de traslado de saldo de Millas Corporativas, mediante autorización escrita, adjuntando soporte legal que demuestre la ocurrencia del evento. Esta solicitud deberá ser reenviada por parte del administrador del programa enviada al ejecutivo de ventas asignado por las Aerolíneas, adjuntando los documentos de soporte legal que demuestre la ocurrencia del evento. Esta autorización de transferencia de saldo estará sujeta a la aprobación de la Gerencia de Segmento Corporativo. La Transferencia del saldo podrá ser total o parcial. De aprobarse la solicitud, se realizará abono de las Millas Corporativas por el valor autorizado.

 

Reembolsos de Millas corporativas 

Los tiquetes beneficio no son rembolsables en dinero ni en millas, únicamente se permitirá el reembolso del 100% de las millas a la cuenta corporativa y de los respectivos impuestos, exentos del cobro del costo de reembolso, en caso de presentarse alguna de las siguientes situaciones:

a. Incapacidad Médica: se debe presentar junto con la historia médica, la cual debe coincidir con el itinerario del viaje. 

b. Certificado de defunción: se debe presentar por muerte del pasajero o padres, hijos, hermanos, esposo(a), conyugue o compañero permanente. 

c. Desvinculación laboral del empleado o de prestación de servicios del beneficiario del tiquete ante el cliente corporativo: se debe presentar carta membretada del cliente indicando que el viajero ya no trabaja en la compañía, información del viajero, itinerarios y solicitud de reembolso.

Los numerales a y b deben anexarse a la Carta membretada con la información del viajero, itinerarios y solicitud de reembolso.

Este tipo de solicitudes se deberán enviar al correo corporate@avianca.com, adjuntando los respectivos soportes. 

d. Evento operacional, entendido como demora o adelanto de la salida del vuelo. Este reembolso aplica a partir del minuto 16 respecto a la hora programada en el itinerario, siempre y cuando se identifique que la reserva tiene un cambio de vuelo y no se pudo restablecer el ascenso.

  

Un tiquete parcialmente utilizado no es reembolsable.

 

Reembolso por Cambio/ Transferencia de Nombre

Las solicitudes de Cambio de Nombre deberán ser solicitadas únicamente a través del Call Center Corporativo, previa verificación del PIN

En este caso, se exonerará el pago de penalidad por transferencia de nombre y se generará una segunda reserva a nombre del nuevo titular. El valor de millas debitadas en la reserva inicial será reembolsado al convenio corporativo y, los impuestos aplicados, serán abonados a una tarjeta de crédito, cuenta de ahorros o corriente, de acuerdo con el medio de pago original utilizado por el Cliente.

Deberá realizarse un nuevo pago por los impuestos generados en la segunda reserva. En caso de NO encontrarse disponibilidad en la misma tarifa, la diferencia en millas e impuestos deberá ser asumida por el Cliente.

 

IV. Beneficios asociados al Nivel de Membresía

Son beneficios adicionales a la negociación del cliente, de acuerdo con su nivel en el programa y están representados en cortesías para ascensos de clase o upgrades, waivers o exoneraciones de penalidad o de condiciones de las tarifas y tarjetas LifeMiles Elite Corporativas.

 

1. Upgrades Corporativos

Generalidades

Son certificados de ascenso de cabina económica a cabina ejecutiva, sujetos a disponibilidad de cupo en clase “I”, los cuales no tienen ningún costo para la empresa

Trayectos con conexión

Se consideran trayectos con conexión aquellos cuya diferencia entre el primer y segundo trayecto es inferior a 24 horas.

El descuento por la redención en este tipo de trayectos es de un Upgrade por pasajero, independiente que sean dos trayectos.

Trayectos sin conexión

Se consideran trayectos sin conexión aquellos cuya diferencia entre el primer y segundo trayecto es superior a 24 horas.

El descuento por la redención en este tipo de trayectos es de un Upgrade por trayecto y por pasajero.

- La redención aplica para tiquetes expedidos en clases comerciales excepto en las clases T y U, de las rutas que cubren las Aerolíneas en vuelos domésticos, internacionales y transatlánticos.

- No se pueden utilizar en tarifas de convenios para vuelos adicionales (chárter), planes Avianca Tours, reservas de grupos (clase: G), o trayectos volados en otras aerolíneas.

- Las clases comerciales podrán ser modificadas sin previo aviso. ​

- Solo se realizarán Upgrades en tiquetes comerciales.

 

Canales para redención de Upgrades o Ascensos de cabina económica a cabina ejecutiva

 

1. Sitio Web

La redención de Upgrades a través del sitio web, requiere ingresar el usuario, el Código Corporativo (CC) y la contraseña asignada por el Administrador del Programa o del sitio web. 

 

Generalidades

-          La redención aplica para todos los viajeros incluidos en la reserva, siempre y cuando el o los tiquetes estén codificados con el CC de la empresa.

 

-          Cuando el Upgrade sea autorizado, el servicio de web Check In no estará habilitado y este proceso deberá realizarlo el pasajero elegible en el aeropuerto.

 

-          Se pueden redimir Upgrades sobre dos trayectos en una misma solicitud o transacción (Ida y Regreso o Multidestino).

 

-          Si el cliente desea redimir sobre un trayecto adicional, debe buscar nuevamente la reserva y seleccionar el trayecto correspondiente.

 

-          El número máximo de pasajeros para otorgar Upgrades es de ocho por reserva. Sin embargo, es posible que apliquen otras restricciones como el cupo disponible en clase “I” o los upgrades disponibles para redención.

 

-          Los Upgrades se pueden redimir sobre reservas que tienen una exoneración corporativa autorizada.

 

-          Las solicitudes de redención de Upgrades con paradas operacionales que se realicen por este medio, se debitaran por trayecto, por lo que se sugiere, realizar este tipo de solicitudes mediante el Call Center Corporativo.

 

-          Los Upgrades dados bajo el Programa y previamente establecidos en el Convenio, son para uso exclusivo del Cliente Corporativo y sus viajeros elegibles; dichos beneficios no pueden ser comprados, vendidos o transferidos a ninguna otra entidad o individuo (ya sean pagados o no).

 

En caso de tener inquietudes escriba a aviancacorporate@avianca.com

 

2. Call Center Corporativo

-          Los Upgrades se solicitan a través del Call Center, digitando el PIN asignado por el administrador del programa

 

-          La redención puede aplicarse para todos los viajeros incluidos en la reserva o para uno especifico.

 

-          Se pueden redimir Upgrades sobre varios trayectos en una misma solicitud o transacción (Ida y Regreso o Multidestino).

 

-          La solicitud debe ser tramitada con mínimo 2 horas de anticipación a la salida del vuelo para rutas nacionales y 4 horas para vuelos internacionales. 

 

-          Para que la solicitud de ascensos entre en lista de espera** se recomienda que el cliente envíe la solicitud al correo corporate@avianca.com con una antelación de 72 horas a la salida del vuelo. 

 

-          Los Upgrades se pueden otorgar sobre tiquetes valorizados Back End, para lo cual la solicitud se debe realizar a través del correo corporate@avianca.com

 

**Nota: Tendrán derecho a lista de espera los siguientes niveles de los Clientes en el programa corporativo: 

Convenios de nivel Diamond y Gold

 

3.Solicitud a través del correo electrónico corporate@avianca.com

- El cliente corporativo (administrador del programa o los funcionarios autorizados de la empresa) deben hacer envío de la solicitud mediante un correo electrónico, con dominio de la compañía, a corporate@avianca.com copiando siempre al correo del administrador del programa. ​

- Aplica para redención de upgrades con cortesías y upgrades con millas corporativas.

- Este procedimiento sustituye el envío de solicitud mediante carta membretada y firmada por un funcionario autorizado. 

- El correo deberá incluir la siguiente información: datos básicos de la empresa: número de convenio, nombre de la empresa, nombre funcionario autorizado, cargo del funcionario autorizado, Información de viaje (indicando: código de reserva, nombre de viajero, ruta, fechas de viaje, ida, regreso AA-MM-DD y tipo de solicitud teniendo en cuenta lo siguiente: si la solicitud es de Ascensos, indicar si es para ascenso con millas o ascenso de cortesía. 

 

Motivos más comunes por los cuales no se autoriza un Upgrade

-          Saldo insuficiente de Upgrades

 

-          No disponibilidad de cupo en clase “I” (Cabina ejecutiva).

 

-          Tiquete no codificado con el código corporativo en la casilla Tour code.

 

-          Solicitud sobre trayectos con tarifa promocional o trayectos operados por otras aerolíneas diferentes a Avianca.

 

-          Tiquete no emitido para los pasajeros en la reserva.

 

-          Pasajeros en la reserva superan la cantidad de Upgrades disponibles.

 

-          Intermitencia del sistema y/o del sitio web corporativo

 

-          Para los siguientes casos la redención no se autoriza por el sitio web, sin embargo, al comunicarse con el call center corporativo, es posible realizar la redención:

 

§  Tiquete emitido con beneficio corporativo Back End o Millas

§  Reservas con Infantes (Menores de 2 años).​

 

 

2. Waivers o Exoneraciones Corporativas

Son certificados que pueden ser redimidos por los Clientes Corporativos, para exonerar el pago de penalidad o de condición de la tarifa, siempre y cuando el o los tiquetes estén codificados con el CC de la empresa de acuerdo con el waiver solicitado, y según los siguientes tipos de waivers:

 

Exoneraciones de penalidad

-          Por cambios de fecha, ruta, vuelo (hora) en un tiquete 

Exonera la penalidad por cambios de fecha, ruta o vuelo en un tiquete.

-          Por parada permitida en ruta

Cuando las paradas tienen cobro, este waiver exonera una (1) parada.

 

Exoneraciones de condición de la tarifa

-          Estadía mínima

Exonera la restricción tarifaria de la mínima permanencia del pasajero en un destino. 

-          Estadía máxima

Exonera la restricción tarifaria de la máxima permanencia del pasajero en un destino. Permite ampliar hasta 10 días adicionales a los que tenía derecho el cliente por la restricción de la tarifa. 

-          Tiempo límite de tiqueteo 

Pospone el plazo permitido para realizar el pago del tiquete. La fecha puede aplazarse hasta siete (7) días adicionales y en ningún caso puede ser el mismo día de la salida del vuelo. 

-          Compra anticipada 

Exonera la restricción tarifaria de la anticipación con la cual un pasajero debe hacer una reserva para obtener la tarifa. No tiene un parámetro de días para ser otorgado.

 

Generalidades

- Las exoneraciones Corporativas se autorizan y se descuentan por viajero.

 

- La solicitud debe ser tramitada con mínimo 4 horas de anticipación a la salida del vuelo para rutas nacionales y 6 horas para vuelos internacionales.  

 

- La redención aplica para tiquetes expedidos en clases comerciales en las rutas que operan directamente por las Aerolíneas, tanto domésticas (en los países que aplique) como internacionales.

 

- Las exoneraciones de penalidad pueden ser utilizadas únicamente cuando la tarifa tenga cobro por cambios.

 

- Las exoneraciones pueden aplicarse sobre tiquetes beneficio corporativos, emitidos con Back end o Millas Corporativas, esta solicitud se debe realizar a través del correo electrónico corporate@avianca.com.

 

- Las exoneraciones corporativas no exoneran del pago de diferencias tarifarias, no shows o reembolsos. 

 

- Las exoneraciones no son reembolsables​, ya que éstas se otorgan para exonerar una condición de tarifa y poder emitir o para reexpedir un tiquete, indiferente si el cliente pudo viajar o no, el waiver ya fue utilizado.

 

- Las exoneraciones sólo pueden ser usadas con tarifas publicadas por las Aerolíneas, en reservas individuales y donde la expedición del tiquete sea con placa de alguna de las Aerolíneas. No aplican para tarifas mayoristas, privadas, grupos, excepto para cambio de fecha, planes AV Tours, ni ningún tiquete que tenga codificación diferente a compra corporativa identificada con el código corporativo (CC) en la casilla tour code.

 

- En la estructura del Programa los cambios de nombre en los tiquetes aéreos emitidos, por regla general están exentos de cobro. Por lo tanto, un Cliente Corporativo podrá usar las exoneraciones a las que tiene derecho en cualquier tipo de cambio con excepción del cambio de nombre.

 

- Las exoneraciones (waivers) asignados al Cliente Corporativo pueden ser redimidos a través de las siguientes opciones:

 

 

a.         Solicitud a través del correo electrónico corporate@avianca.com

 

- El cliente corporativo, a través del administrador del programa o funcionario de la empresa, debe hacer envío de la solicitud de exoneraciones (waivers), mediante correo electrónico dirigido a corporate@avianca.com, desde un e-mail con domino de la compañía y con copia al correo del administrador del programa.

 

-Este procedimiento sustituye el envío de solicitud mediante carta membretada y firmada por un funcionario autorizado. 

 

- El correo deberá incluir la siguiente información: datos básicos: número de convenio, nombre de la empresa, nombre funcionario autorizado, cargo del funcionario autorizado, Información de viaje (indicando los siguientes datos: código de reserva, nombre de viajero, ruta, fechas de viaje, ida, regreso AA-MM-DD y tipo de solicitud teniendo en cuenta lo siguiente: 

- La solicitud de exoneraciones (waiver) deberá indicar si se solicita exoneración respecto de una condición de la tarifa o de penalidad. 

- Si la solicitud de exoneración es correspondiente a penalidad, debe especificar la que se requiere entre las siguientes: Cambio de fecha, Cambio de ruta, Cambio de vuelo (hora), Cambio de clase, Parada permitida.

- Si la solicitud de exoneración es correspondiente a condición de la tarifa, debe especificar la que se requiere entre las siguientes: Tiempo límite de compra, Compra anticipada, Estadía mínima, Estadía máxima. 

 

b. Solicitud a través del Call Center Corporativo

- Las exoneraciones (waivers) se solicitan a través del Call Center, digitando el PIN asignado por el administrador del programa.

 

3. Tarjetas LifeMiles Elite Corporativas

 

Generalidades

-          Los beneficiarios de las tarjetas LifeMiles Elite Corporativas deberán estar inscritos en el programa de viajero frecuente LifeMiles, o deberán inscribirse antes de realizar la solicitud. De igual forma, deberán ser funcionarios de primer y segundo nivel administrativo dentro de la estructura del Cliente Corporativo.

 

-          Al momento de hacer uso de la tarjeta, el Pasajero Elegible deberá cumplir con las políticas y condiciones del programa LifeMiles que se encuentren vigentes. El cambio de nivel no afectará el número de millas LifeMiles acumuladas a la fecha.

 

-          El pasajero elegible, podrá descargar y consultar su estatus en la aplicación virtual de LifeMiles, desde las tiendas oficiales de Apple y Android: App Store y Play Store, respectivamente.

 

Solicitudes de tarjetas LifeMiles Elite

-          Para el proceso de solicitudes es requisito que el Cliente Corporativo tenga disponibilidad de tarjetas LifeMiles Silver, Gold y/o Diamond en su oferta básica (convenio de afiliación), estas tarjetas se identifican como “Tarjetas LifeMiles Elite Corporativas”.

 

-          Las tarjetas LifeMiles Elite corporativas que serán asignadas a pasajeros elegibles, se solicitan a través del ejecutivo de ventas que atiende su empresa.

 

-          Tanto clientes corporativos nuevos como clientes en proceso de renovación de tarjetas LifeMiles Elite, solo podrán solicitar el número y tipo de tarjetas LifeMiles Elite, entregados según los parámetros establecidos por el Nivel de Membresía en el programa corporativo de la Aerolínea.

 

-          La vigencia de las tarjetas LifeMiles Elite entregadas como beneficio del Programa a los Clientes Corporativos, está sujeta a la fecha de vigencia del convenio, independientemente del momento en que se haga la solicitud. Es decir que, sin excepción alguna, las tarjetas corporativas tendrán la activación de su nivel únicamente a partir de la fecha de inicio de su nuevo convenio o de la renovación del convenio existente.

 

Acuerdos Locales y Grupales

Se manejarán 2 fechas de vigencia, 31 de marzo o 30 de septiembre, en línea con las dos fechas de vigencia de los convenios manejados en el programa corporativo.

 

Acuerdos Interregionales

Se manejará la vigencia anual y será acorde a la fecha de vencimiento del convenio de afiliación.

Los clientes corporativos podrán realizar la solicitud de Tarjetas LifeMiles Corporativas de manera extraoficial a las fechas estipuladas, únicamente por el siguiente concepto:

Sustituciones de tarjetas LifeMiles

Estas se otorgan por desvinculación laboral, muerte del beneficiario o por nivel ganado en el programa LifeMiles por mérito propio, o conversiones de tarjetas LifeMiles Corporativas vigentes según parámetros del programa.

-          Desvinculación o muerte del beneficiario: si una tarjeta LifeMiles fue otorgada como parte de los beneficios al Cliente Corporativo y el pasajero elegible al cual se le asignó una tarjeta fallece o se desvincula de la empresa, se puede liberar el cupo.

 

-          Ganancia por mérito propio: si el beneficiario de una tarjeta LifeMiles cumple con el millaje mínimo o trayectos requeridos para ascender al nivel Elite por mérito propio, se liberará el cupo para otro pasajero elegible dentro de la empresa.

Bajo los dos escenarios, el Cliente Corporativo, a través del Administrador del Programa, envía un correo electrónico al ejecutivo de ventas, donde informará que la persona ya no labora con el Cliente Corporativo o que la persona ganó su tarjeta por mérito propio. Así mismo, deberá indicar cuál será la sustitución por realizar. Esta tarjeta liberada únicamente podrá asignarla a otro pasajero elegible si la tarjeta que va a ser sustituida tiene un vencimiento mayor a tres (3) meses, respecto a la fecha de solicitud del cambio.

Tanto para sustituciones como para cualquier otro caso excepcional que se pueda presentar, la vigencia de la tarjeta quedará asociada a la fecha de vigencia del convenio.

 

Beneficios de las tarjetas LifeMiles Elite Corporativas

Los beneficiarios de Tarjetas LifeMiles Elite, al incluir el número de viajero frecuente en tiquetes, podrán disfrutar de beneficios tales como:

§  Prioridad de Check-In.

§  Prioridad en el abordaje.

§  Pre-selección de silla.

Las Tarjetas LifeMiles Corporativas en nivel Diamond no contarán con el beneficio de los certificados de ascenso o System Wide Cupons. Para mayor información de este punto, así como del resto de beneficios asociados al status elite otorgado, podrán consultar los términos y condiciones en www.LifeMiles.com

 

V. Otros Beneficios 

       1.     Transferencia de nombre tiquetes comerciales

- Las solicitudes de Cambio de Nombre se permitirán en tiquetes aéreos asociados al programa Avianca Corporate para viajes empresariales (identificados con el CC, código corporativo de la empresa en la casilla tour code). Para tiquetes comerciales,  podrán ser solicitados en CTO y Agencias de viaje presentando la carta con logotipo de la empresa firmada por el representante legal o uno de los contactos de la empresa inscritos en los siguientes roles: administrador del programa, autorizado a redimir y decisor de compra con copia de la identificación de la persona que firma, indicando el nombre del pasajero actual del tiquete aéreo y el nuevo nombre que quedará en la reserva, exonerando el pago de la penalidad por transferencia de nombre siempre y cuando se solicite el cambio del tiquete en el mismo punto de venta. Si este cambio se realiza en un canal y punto de venta distinto al de la compra del tiquete, se cobrará la penalidad correspondiente; este monto puede variar en algunos países y canales en los cuales se solicite, por lo que la información exacta sobre este cargo será informada al momento del requerimiento. Estos cambios también podrán ser tramitados a través del Call Center Corporativo, previa verificación del PIN. En caso de no encontrarse disponibilidad en la misma tarifa, la diferencia correspondiente debe ser asumida por el cliente corporativo.  

 

          2.     Transferencia nombre tiquetes beneficio Back End

-Aplican las mismas condiciones descritas para tiquetes comerciales. Las solicitudes de transferencia de nombre en tiquetes redimidos con Back End, deberán realizarse a través de un correo electrónico dirigido a corporate@avianca.com. Este correo debe provenir de una dirección con dominio corporativo y debe incluir en copia al administrador del programa.

 

          3.     Transferencia nombre tiquetes Millas Corporativas

-Las solicitudes de Cambio de Nombre, deberán ser solicitados únicamente a través del Call Center Corporativo, previa verificación del PIN y las preguntas de seguridad. Se exonerará el pago de la penalidad por transferencia de nombre, generándose una reserva a nombre del nuevo titular y siendo necesario tramitar el reembolso de las millas utilizadas e impuestos aplicados ya sea a la tarjeta de crédito o por transferencia bancaria, de acuerdo con la forma de pago utilizada. En caso de no encontrarse disponibilidad en la misma tarifa, la diferencia en millas e impuestos correspondiente debe ser asumida por el cliente. ​

 

          4.     Red de Privilegios

        - Por Red de Privilegios se entiende las diferentes alianzas que las Aerolíneas establecen con terceros que ofrezcan al Cliente Corporativo beneficios especiales en los bienes y/o servicios que comercializan o prestan, como obtención de descuentos y/o tarifas o servicios exclusivos, ampliando de esta manera el portafolio de beneficios del Programa. En el momento en que Las Aerolíneas celebren una alianza con algún tercero que pueda ofrecer beneficios a través de la Red de Privilegios, Las Aerolíneas informarán oportunamente al Cliente Corporativo sobre dicha alianza.

- La Red de Privilegios que las Aerolíneas ponen a disposición de sus Clientes Corporativos es un beneficio que puede o no ser utilizado por los Clientes Corporativos a su discreción. Una vez el Cliente Corporativo decide utilizar alguno de los beneficios ofrecidos por los aliados que hacen parte de la Red de Privilegios, éste deberá dirigirse directamente al aliado y su relación comercial se regirá por lo dispuesto en los términos y condiciones que apliquen de acuerdo a lo establecido por cada uno de los aliados en forma autónoma, sin que se genere responsabilidad alguna por parte de las Aerolíneas.

- Cualquier relación comercial que surja entre los aliados de la Red de Privilegios y el Cliente Corporativo será efectuada de manera dire​cta entre aquellos, sin la intervención de las Aerolíneas y bajo la responsabilidad del Cliente Corporativo respectivo, liberando a las Aerolíneas de todo compromiso contractual y/o de la calidad de los servicios o bienes entregados directamente por el aliado.

- Las Aerolíneas seleccionarán los aliados de la Red de Privilegios que podrán ser contactados por los Clientes Corporativos según la categoría a la que pertenezcan. Estos Clientes Corporativos pueden beneficiarse de la Red de Privilegios únicamente a través de los canales de redención dispuestos por cada uno de los aliados. 

- Los privilegios solo podrán ser solicitados por los Clientes Corporativos que hacen parte del Programa y serán facturados directamente a éstos. Las agencias de viajes o demás intermediarios debidamente autorizados por el Cliente Corporativo, podrán solicitar los bienes o servicios a cada uno de los aliados en nombre del Cliente Corporativo, p​ero no podrán en ningún caso facturar los bienes o servicios entregados por cada uno de los aliados bajo la Red de Privilegios.

- Los descuentos, promociones y tarifas preferenciales otorgadas por los aliados bajo la Red de Privilegios son para uso exclusivo del Cliente Corporativo y únicamente sirven para la compra o uso de productos y/o servicios directamente con cada uno de nuestros aliados.

- Los descuentos, promociones y tarifas preferenciales están sujetos a cambios sin previo aviso y están sujetos a disponibilidad y previa reserva del servicio o producto directamente con el aliado.

- Las condiciones y restricciones de cada uno de los productos y/o servicios ofrecidos por los aliados bajo la Red de Privilegios, son directamente establecidas por los aliados y las Aerolíneas no tienen injerencia alguna en las mismas. 

- A este beneficio de la Red de Privilegios podrán acceder únicamente los Clientes Corporativos que tengan vigente un Convenio de Afiliación al ​Programa AVIANCA CORPORATE con las Aerolíneas y que hayan adquirido tiquetes con las Aerolíneas bajo dicho Convenio, habiéndose hecho efectivo el pago de los mismos.

- Las Aerolíneas se reservan el derecho de dar por terminado este beneficio de Red de Privilegios en cualquier momento o suspender a su discreción, por un tiempo o de manera indefinida, la pertenencia de algún o algunos de los aliados y/o del Cliente Corporativo a la Red de Privilegios.

 

VI. Uso del Sitio web Aviancacorporate.com

 - Después de completar la inscripción al Programa, el Cliente Corporativo recibirá un correo electrónico con el Código Corporativo que lo identifica como miembro de Avianca Corporate.  Este correo será enviado al correo registrado del “Administrador del Programa” en el Convenio.

 

- La persona designada por el Cliente Corporativo como “Administrador del Programa” en el Convenio, será la responsable de asignar, cambiar y desbloquear la contraseña del sitio web. 

- Con esta contraseña, el funcionario autorizado quedará facultado para ingresar al sitio web aviancacorporate.com ,en donde podrá, a nombre y por cuenta del Cliente Corporativo que represente, realizar todas las transacciones disponibles en el sitio web para gestionar los viajes de negocios que requiere la empresa así como para actualizar datos de la misma, modificar la contraseña  de seguridad, redimir beneficios (upgrades o ascensos a cabina de clase ejecutiva), solicitar el estado de cuenta de viajes realizados y beneficios obtenidos, así como la asignación de roles para los funcionarios de la empresa quienes tendrán diferentes permisos a las funcionalidades, según las asignadas por la persona autorizada y facultada por El Cliente Corporativo, entre otros.

Esta misma persona será la responsable y estará facultada para asignar el PIN que será utilizado para redención y compra a través del Call Center Corporativo.

- El Cliente Corporativo a través de la persona asignada será el único responsable por el uso indebido o mal uso de esta contraseña de seguridad y por mantener la confidencialidad de la misma, por lo tanto, no deberá divulgarla a terceros.

En caso de hacerlo, el Cliente Corporativo será el único responsable por cualquier acción que dicho tercero realice con la contraseña de seguridad, incluyendo, pero sin limitarse a cualquier transacción dentro de la cuenta de la empresa, cualquier violación a los términos y condiciones del Programa y cualquier divulgación adicional de dicha contraseña de seguridad.

- Las Aerolíneas no tendrán responsabilidad por cualquier acto u omisión resultante del uso no autorizado del PIN y/o contraseñas de seguridad.

- Mediante la firma del Convenio, el Cliente Corporativo declara que conoce y acepta la Política de Uso y Administración de la contraseña y PIN  de Seguridad de Acceso al sitio web aviancacorporate.com, así como los términos y condiciones de uso del sitio web,  que forman parte integral de los términos y condiciones del Programa.  Además, acepta que será responsable de toda transacción que se efectúe con el PIN y/o las contraseñas de seguridad así como de cualquier uso que se haga del mismo, e indemnizará y mantendrá indemne a las Aerolíneas en caso de cualquier reclamación, demanda, acción legal, sanción o multa, entre otros, que se presenten en su contra con ocasión del uso que la persona designada o cualquier tercero haga del PIN y/o contraseñas de seguridad.

- Es responsabilidad del Cliente Corporativo informar oportunamente y por escrito a las Aerolíneas, sobre el cambio del funcionario autorizado para el recibo y administración del PIN y/o contraseñas de seguridad, y/o de los datos y/o correo electrónico señalados, en caso de su desvinculación o cambio de función, entre otros.

- Para realizar el cambio de la persona asignada como “Administrador del Programa”, el Cliente Corporativo debe enviar una carta escaneada en papel membretado de la compañía, al correo electrónico corporate@avianca.com firmada por el representante legal de la empresa, solicitando la actualización del contacto, informando los siguientes datos: nombre completo del funcionario, número de identificación, cargo, correo electrónico, dirección y teléfono (incluyendo extensión).

 

El Formato de carta se encuentra en aviancacorporate.com sección inferior, opción: “Obtenga su contraseña web”.

- Los medios de pago habilitados en este sitio web corporativo para la emisión de tiquetes comerciales o beneficio, serán los que se encuentren disponibles en cada uno de los países en que opere el Programa. Las Aerolíneas se reservan el derecho de modificarlos y/o sustituirlos en cualquier momento y a su entera discreción, informando de este hecho al Cliente Corporativo por cualquier medio idóneo de comunicación​.

 

VII. Uso del​ ​Call Center Corporativo

 

El call center tendrá líneas exclusivas para clientes corporativos en todos los países en que opere el Programa, exceptuando Aruba, Curacao y España que deberán comunicarse a las líneas generales y luego a la opción de Clientes Corporativos.

- Para la utilización de los servicios de atención a través del Call Center, el Cliente Corporativo deberá realizar la asignación de su PIN Call Center por medio de la persona designada como “Administrador del Programa”.

- Para realizar este proceso, el Cliente Corporativo deberá contar con una contraseña y usuario web. La única persona que podrá realizar la asignación del PIN Call Center, será el “Administrador del programa” en el Convenio.

- La asignación por primera vez, cambios y desbloqueos del PIN Call Center, solo se podrá realizar por medio del sitio web corporativo AviancaCorporate.com

- El Cliente Corporativo a través de la persona asignada será el único responsable por el uso de su PIN Call Center y por mantener la confidencialidad del mismo, por lo tanto, no deberá divulgarlo a terceros. En caso de hacerlo, el Cliente Corporativo será el único responsable por cualquier acción que dicho tercero realice con el PIN Call Center, incluyendo, pero sin limitarse a cualquier transacción dentro de la cuenta de la empresa, cualquier violación a los términos y condiciones del Programa y cualquier divulgación adicional de dicho PIN Call Center. 

- Las Aerolíneas no tendrán responsabilidad por cualquier pérdida o acto u omisión resultante del uso no autorizado del PIN Call Center.

- Con este PIN, los funcionarios autorizados quedan facultados para ingresar y acceder a los servicios del Call Center, en donde podrán, a nombre y por cuenta del Cliente Corporativo que representen, realizar todas las transacciones disponibles para gestionar los viajes de negocios que requiere la empresa.

- Para solicitar una actualización, modificación o recordar el PIN Call Center, el Cliente Corporativo deberá realizar su solicitud a través del sitio web corporativo aviancacorporate.com, en donde  el Administrador del Programa (Web) será el único facultado para realizar este procedimiento. 

- Mediante la firma del Convenio o Documento de afiliación, el Cliente Corporativo declara  que conoce y acepta  que será responsable de toda transacción que se efectúe con el PIN Call Center así como de cualquier uso que se haga del mismo, e indemnizará y mantendrá indemne a las Aerolíneas en caso de cualquier reclamación, demanda, acción legal, sanción o multa, entre otros, que se presenten en su contra con ocasión del uso que la persona designada o cualquier tercero haga del PIN y/o contraseñas de seguridad.

- Los medios de pago habilitados en el Call Center para la emisión de tiquetes comerciales o beneficio, estarán sujetos a los desarrollados en cada uno de los países y las Aerolíneas se reservan el derecho de modificarlos y/o sustituirlos en cualquier momento y a su entera discreción, sin previo aviso.

- Para realizar compras de tiquetes comerciales, redención de millas corporativas o Back End a través del Call Center, el Cliente Corporativo deberá tener previamente inscrita una tarjeta de crédito corporativa excepto las entidades públicas que no manejan tarjeta de crédito corporativa. No se recibirán cheques, ni dinero en efectivo ni tarjetas débito, (excepto en Colombia donde se encuentra habilitado el medio de pago PSE.)

 

-Para inscribir una tarjeta de crédito, el cliente corporativo (administrador del programa o los funcionarios de la empresa) debe hacer envío de la solicitud mediante un correo electrónico, con dominio de la compañía, a corporate@avianca.com copiando siempre al administrador del programa.

El cliente corporativo puede comunicarse a las líneas exclusivas del call center y solicitar la inscripción en línea. Para que la inscripción sea satisfactoria, será necesario confirmar el PIN y validar las preguntas de seguridad.

 

El correo electrónico debe incluir la siguiente información: ​

§   Asunto: inscripción de tarjeta de crédito corporativa.

§   Número de convenio, código corporativo (CC). 

§   Número de identificación de la empresa.

§   Tipo y 4 últimos dígitos de la tarjeta de crédito (consulta los tipos de tarjeta de crédito autorizados por país).

§   Fecha de vencimiento de la tarjeta de crédito.

§   Banco emisor.

§   Nombre de quien figura como responsable de dicha tarjeta.

§   Dirección registrada en el banco para la notificación de los extractos.

§   Persona(s) que la empresa está designando como autorizada(s) para solicitar e-Ticket con esa tarjeta de crédito, sus respectivos documentos de identidad y contactos como teléfono, fax y correo electrónico.

§   Correo(s) electrónico(s) al (a) (los) cual (cuales) desea que se les envíe el soporte de la compra (factura) de cada tiquete.

 

- La empresa podrá realizar el pago de los valores generados en el proceso de emisión de los tiquetes beneficio o tiquetes comerciales a través de una Tarjeta de Crédito Personal llamando al call center. Sin embargo, el soporte de este pago será emitido a nombre del tarjetahabiente.

 

- Las Aerolíneas se reservan el derecho de auditar y grabar todas las llamadas realizadas por el Cliente Corporativo en cualquier momento y sin necesidad de notificar a la empresa, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones del Programa y las condiciones de transporte aéreo y/o las tarifas ofrecidas y adquiridas. 

 

 

VIII. Generalidades adicionales

- Los tiquetes aéreos adquiridos a través de subproductos corporativos tales como congresos, ferias, convenciones, grupos empresariales y viajes de incentivos, en caso de ser Compras Institucionales, sumarán para e     cumplimiento del compromiso o meta de utilización del Cliente Corporativo, (de acuerdo con la negociación) siempre y cuando indiquen el Código Corporativo más la codificación correspondiente al subproducto dentro del campo Tour Code al momento de la emisión del tiquete. 

- El Código Corporativo se asigna de manera individual al Cliente Corporativo al momento de vincularse al Programa y debe ser ingresado en la casilla denominada “Tour Code” en todos los tiquetes comprados por aquel, en vigencia de su membresía. El Cliente Corporativo es responsable de solicitar que sus canales de compra codifiquen con el CC (para negociaciones en millas o back end) o coticen con el account code (para negociaciones up front con descuentos y automáticamente se poblará el CC en la casilla tour code) en todos los tiquetes al momento de la emisión. 

- Los tiquetes emitidos bajo el Convenio, tanto los comerciales como los tiquetes beneficio, se regirán por los términos y condiciones del contrato de transporte y les serán aplicables las condiciones y restricciones tarifarias, así como las reglas generales que regulen la materia.

- Para los tiquetes comprados y codificados a través de los canales informados y autorizados por el Cliente Corporativo, las Aerolíneas podrán verificar que los viajeros sean Pasajeros Elegibles y que sus viajes sean en ejercicio de sus funciones o en cumplimiento de asignaciones directamente relacionadas con la actividad del Cliente Corporativo.  Para esto, las Aerolíneas podrán solicitar en cualquier momento, cualquier información que consideren pertinente, ya sea directamente al Cliente Corporativo o a terceros, por ejemplo, la relación de tiquetes adquiridos y la relación de pasajeros para quienes se efectuaron las Compras Institucionales y/o la certificación correspondiente.

Cambios y reembolsos en Puntos de Venta Avianca y Call Center:

Para efectos de solicitud de cambios sobre los tiquetes comerciales ya emitidos tales como: cambios de ruta, nombre y para solicitud de reembolsos, revisados, reemisiones, el Pasajero Elegible deberá adjuntar la autorización escrita del Cliente Corporativo, firmada por el representante legal y los demás documentos que les sean exigidos por la Aerolínea al momento de efectuar la solicitud en puntos de Venta de la Aerolínea. 

Excepción: si la solicitud de reembolso se efectúa a la forma de pago original (tarjeta de crédito) no es necesario adjuntar la carta del cliente corporativo.

Para solicitud de cambios de ruta y nombre en los tiquetes expedidos, el pasajero elegible deberá validar el PIN de seguridad a través del call center. Cuando se trate de cambios operacionales realizados por la aerolínea, no será necesario hacer la validación del PIN; esto último también aplica para los cambios de fecha y hora.

Reembolsos a través de Avianca.com

El pasajero elegible podrá realizar la solicitud de reembolso de tiquetes comerciales identificados con el código corporativo (CC) de convenio, en la casilla Tour Code, adjuntando la carta del cliente corporativo, firmada por el representante legal o enviando copia de la solicitud desde su correo corporativo al correo del administrador del programa registrado en Avianca Corporate.

Excepción: si la solicitud de reembolso se efectúa a la forma de pago original (tarjeta de crédito) no es necesario adjuntar la carta del cliente corporativo.

Reembolsos a través de Agencias de Viajes

Las agencias de viaje autorizadas por el cliente corporativo para la gestión de sus compras institucionales, podrán solicitar los reembolsos de tiquetes corporativos, identificados con el código corporativo (CC) en la casilla Tour Code, a través del BSP sin carta de autorización del cliente, siempre y cuando se trate de un pago original hecho con tarjeta de crédito y el reembolso sea solicitado a la misma forma de pago. 

En caso de solicitud de reembolso de tiquetes corporativos, en donde la forma de pago original sea tarjeta de crédito y se solicite reembolso en efectivo, o en donde la forma de pago original sea efectivo y se solicite reembolso en efectivo, la agencia de viajes, deberá adjuntar la carta de autorización del cliente corporativo firmada por el representante legal o copia de la solicitud realizada por el pasajero elegible al correo del administrador del programa registrado en Avianca Corporate, programa para viajes empresariales junto con la carta de responsabilidad de la agencia de viajes.


Estos Términos y Condiciones Generales aplicables a AVIANCA CORPORATE “Programa para viajes empresariales” comienzan a regir a partir de la fecha de su publicación y/o actualización.


Ultima revisión publicada mayo de 2019.​